Miten kirjoittaa raportti? Tärkeimmät periaatteet

Mikä raportti on?

Raportti voi olla suullinen tai kirjallinen, ja se on yleensä tarkoitettu esimiehille, asiakkaille, organisaatioille, sijoittajille tai valvontaviranomaisille.

Raportin tärkein tavoite on välittää konkreettista tietoa tietystä ongelmasta, prosessista tai tapahtumasta. Raporttia voidaan käyttää muun muassa:

• toimien yhteenvetoon,
• tutkimustulosten esittämiseen,
• tietojen analysointiin,
• tilanteen arviointiin,
• epäkohtien osoittamiseen,
• suositusten esittämiseen,
• työn edistymisen seurantaan,
• projektin etenemisen dokumentointiin.

Käytännössä raportin tärkeimmät tehtävät ovat tiedon välittäminen ja päätöksenteon tukeminen: sen avulla lukija voi tehdä johtopäätöksiä ja ryhtyä tarvittaviin toimiin.

Millainen on hyvä raportti?

Raportin tyypistä riippumatta asiakirjan tulisi täyttää tietyt perusvaatimukset.

• Täsmällisyys – raportin tulee sisältää vain käsiteltävään aiheeseen liittyvää konkreettista tietoa. Epäselviä ilmauksia ja yleisluontoisia väitteitä tulee välttää.
• Asiallisus – sisällön on oltava tiivistä, loogista ja jäsenneltyä, ja jokaisen tiedon tulee olla perusteltu ja perustua aineistoon.
• Objektiivisuus – raportti ei saa perustua kirjoittajan henkilökohtaisiin mielipiteisiin. Johtopäätösten tulee perustua tosiasioihin, analyyseihin tai tutkimustuloksiin.
• Johdonmukaisuus – asiakirjan rakenteen, tyylin ja esitystavan tulee olla yhtenäinen.
• Selkeys – hyvin laaditusta raportista tärkeimmät tiedot löytyvät nopeasti esimerkiksi sisällysluettelon, otsikoiden ja lukujen avulla.
• Kielellinen ja sisällöllinen virheettömyys – raportissa ei saa olla kieli-, tyyli- tai asiavirheitä. Virheelliset tiedot tai epätarkat johtopäätökset voivat johtaa vääriin päätöksiin.

Miten raportti kirjoitetaan?

Raportin laatiminen edellyttää tietojen jäsentämistä, sopivaa rakennetta sekä aineiston esittämistä selkeästi ja objektiivisesti.

1. Raportin aiheen ja tavoitteen määrittely – aluksi on määritettävä, mitä raportti käsittelee, mitä ongelmaa siinä analysoidaan, miksi se laaditaan ja kenelle se on tarkoitettu. Tämä vaikuttaa sekä tietojen laajuuteen että asiakirjan kieleen.
2. Tietojen kerääminen ja järjestäminen – raportin tulee perustua luotettaviin lähteisiin ja konkreettiseen aineistoon. Näitä voivat olla esimerkiksi tutkimustulokset, tilastot, taloustiedot tai havainnot. Tässä vaiheessa on myös valittava tärkeimmät tiedot ja jätettävä pois tarpeettomat tai aiheeseen liittymättömät tiedot.
3. Raportin rakenteen suunnittelu – ennen kirjoittamisen aloittamista kannattaa laatia asiakirjalle suunnitelma ja jakaa se aihepiireittäin osioihin. Näin raportista tulee looginen ja helppolukuinen.
4. Raportin sisällön kirjoittaminen – asiakirjan sisällön tulee esittää tosiasiat, selittää riippuvuussuhteet, esitellä tiedot ja johtaa konkreettisiin johtopäätöksiin. Raporteissa käytetään usein taulukoita, kaavioita ja diagrammeja.
5. Muotoilun viimeistely – raportin graafisen rakenteen tulee helpottaa sisällön lukemista. Otsikoita ja lukuja, luetteloita sekä tärkeiden tietojen korostuksia kannattaa käyttää. Yleensä käytetään päätteettömiä tai päätteellisiä fontteja koossa 11–12 pt sekä riviväliä 1,15–1,5.
6. Johtopäätösten ja suositusten laatiminen – raportin lopussa tulee esittää tärkeimpien havaintojen yhteenveto. Jos asiakirjan luonne sitä edellyttää, mukaan voidaan lisätä toimenpidesuosituksia, muutosehdotuksia tai riskiarvio.
7. Raportin tarkistaminen – ennen asiakirjan toimittamista se tulee tarkistaa tietojen oikeellisuuden, johtopäätösten ja analyysin vastaavuuden, tekstin johdonmukaisuuden, lähteiden kattavuuden sekä kielellisen ja teknisen virheettömyyden osalta.

Millainen raportin rakenne on?

Rakenne riippuu raportin tyypistä, mutta yleispätevä rakenne on seuraava:

1. Kansilehti – sisältää raportin tunnistamisen kannalta tärkeät perustiedot, kuten otsikon, kirjoittajan, vastaanottajan tarvittaessa, päivämäärän ja laatimispaikan.
2. Tiivistelmä – tärkeimpien tietojen, tulosten ja johtopäätösten lyhyt esittely.
3. Sisällysluettelo – lukujen ja alalukujen järjestetty luettelo sivunumeroineen.
4. Johdanto – raportin aiheen esittely, taustan, analyysin laajuuden ja keskeisten metodologisten lähtökohtien kuvaus.
5. Sisältö – raportin varsinainen osa, joka sisältää ongelman kuvauksen, tietojen analyysin, tutkimuksen tai tapahtumien kulun sekä niiden seuraukset ja tulkinnan.
6. Johtopäätökset – suoraan tehdystä analyysistä johdettu yhteenveto.
7. Suositukset – ehdotetut toimet, ratkaisut tai seuraavat vaiheet.
8. Lähdeluettelo – kaikki raportin laatimisessa käytetyt lähteet.
9. Liitteet – raporttia täydentävät materiaalit, kuten tutkimusten yksityiskohtaiset tulokset, tekninen dokumentaatio tai muu lähdeaineisto, joka on liian laaja pääosaan sijoitettavaksi.

Raporttityypit

Raportteja voidaan luokitella useisiin tyyppeihin niiden käyttötarkoituksen, ominaisuuksien tai muuttujien perusteella. Raportit voidaan jakaa seuraavasti:

Raportin laajuuden mukaan:

• lyhyt eli tiivis raportti – enintään 10 sivua (tiivistä ja selkeää tietoa),
• pitkä eli laajennettu raportti – yli 10 sivua (ongelman perusteellinen analyysi ja laajempi tietomäärä).

Raportin sisällön mukaan:

• informatiivinen – esittää tosiasioita ja tietoja,
• analyyttinen – sisältää tietojen tulkinnan ja johtopäätökset,
• tieteellinen – perustuu tutkimukseen ja tieteelliseen metodologiaan,
• tekninen – käsittelee teknisiä tai teknologisia aiheita,
• taloudellinen – sisältää talous- ja rahoitustietoja,
• määräaikainen – laaditaan säännöllisesti, esimerkiksi viikoittain tai neljännesvuosittain.

Raportin tavoitteen mukaan: raportti voi olla esimerkiksi valvonta-, markkinointi-, myynti-, onnettomuus-, tutkimus- tai auditointiraportti.

Raporttiesimerkki

Seuraavassa on yksinkertaistettu esimerkki raportista.