Kuinka kirjoittaa sähköposti? Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää!

Mikä sähköposti on?

Sähköpostiviestintä on yleistä sekä virallisissa että epävirallisissa suhteissa, joissa viestintä on hieman vapaamuotoisempaa.

Sähköpostit ovat olennainen osa useimpien yritysten työyhteisöjen välistä viestintää. Niiden avulla työntekijät voivat kommunikoida keskenään yrityksen sisällä ja sen ulkopuolella – ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Käytännössä sähköpostilla on nykyään myös dokumentoiva tehtävä – se toimii usein sovittujen asioiden, päätösten tai välitettyjen tietojen vahvistuksena.

Siksi on hyvä tuntea kirjoittamisen ja kielellisen etiketin perussäännöt. Se helpottaa merkittävästi sekä työ- että yksityiseen kirjeenvaihtoon liittyvää viestintää.

Sähköpostin kirjoittaminen – mistä aloittaa?

Keskeistä on siis vastaanottajan ja lähettäjän välisen suhteen luonne. Kun määrittelet sen oikein, vältät faux pas -tilanteet heti alussa.

Kuinka kirjoittaa sähköposti? Tärkeimmät osat

Keskeistä on osata käyttää viestissä oikeanlaista rakennetta.

Hyvin jäsennelty rakenne auttaa vastaanottajaa ymmärtämään sisällön nopeasti ja löytämään tärkeimmät tiedot. Vääränlainen rakenne voi tehdä viestistä epäselvän tai monitulkintaisen.

Mitä asioita sähköpostia kirjoittaessa pitää muistaa?

Aihe

Aihekentässä tulee ilmoittaa keskeinen asia, jota käsittelet viestissä. Jos haluat käsitellä vastaanottajan kanssa useita asioita, ne kannattaa jakaa erillisiksi viestiketjuiksi ja kuvata jokainen aihe asianmukaisesti.

Näin tiedot pysyvät paremmin järjestyksessä ja niitä on helpompi löytää. Lisäksi erilliset viestiketjut vähentävät riskiä, että tärkeä viesti jää huomaamatta muiden tietojen joukossa.

Esimerkki aiheesta: Hakemus copywriterin tehtävään

Tervehdys

Kun olet määritellyt viestin aiheen, voit siirtyä tervehdykseen. Sen muoto riippuu suhteestasi vastaanottajaan ja kirjeenvaihdon luonteesta.

Jos et tiedä, kuka lukee viestisi, hyvä vaihtoehto on käyttää yleistä virallista tervehdystä, kuten Hyvä vastaanottaja. Jos taas tiedät vastaanottajan aseman, tutkinnon tai tehtävän, voit käyttää täsmällisempää muotoa, kuten Arvoisa professori.

Epävirallisessa kirjeenvaihdossa voit aloittaa yksinkertaisella nimellä ja tervehdyksellä, esimerkiksi ”Hei, Emma”.

Tervehdystä käytetään yleensä kirjeenvaihdon ensimmäisessä viestissä. Seuraavissa viesteissä sitä ei ole välttämätöntä toistaa.

Varsinainen sisältö

Tervehdyksen jälkeen voit siirtyä viestin varsinaiseen sisältöön. Jos et ole varma, kuinka sähköposti kirjoitetaan, pyri siihen, että ilmaisusi on tiivis, vastaanottajalle ymmärrettävä ja liittyy täsmällisesti asiaan, jonka vuoksi otat yhteyttä. Näin vältät väärinkäsitykset.

On hyvä käytäntö lukea valmis teksti vielä kerran. Näin varmistat, että viestin ajatus tulee ilmaistua oikein eikä mitään olennaista ole jäänyt pois. Tässä vaiheessa voit myös huomata mahdolliset virheet.

Lopetus

Ennen kuin päätät sähköpostin allekirjoitukseen, käytä sopivaa lopputervehdystä.

Kuten aloitustervehdyksen kohdalla, myös lopputervehdystä valitessasi kiinnitä erityistä huomiota suhteeseesi vastaanottajan kanssa.

Kirjeenvaihdon luonteeseen sopiva vaihtoehto voi olla esimerkiksi Ystävällisin terveisin, Kunnioittavasti tai hieman vapaamuotoisempi Terveisin. Muista kuitenkin, ettei lopputervehdyksen ja allekirjoituksen väliin laiteta pilkkua.

Sähköpostin oikeaoppinen kirjoittaminen

Sähköpostin asianmukainen kirjoitusasu kertoo ammattimaisuudesta ja kunnioituksesta vastaanottajaa kohtaan. Alla ovat tärkeimmät säännöt, joita kannattaa noudattaa päivittäisessä kirjeenvaihdossa:

Välimerkit tervehdyksen jälkeen

Alkutervehdyksen, kuten Hyvää päivää tai Hyvä vastaanottaja, jälkeen käytetään yleensä pilkkua, ja viestin varsinainen sisältö aloitetaan uudelta riviltä pienellä alkukirjaimella:

Hyvä vastaanottaja,
kiitos lähettämästänne tarjouksesta…

Vaihtoehtoisesti alkutervehdyksen jälkeen voi käyttää huutomerkkiä, jolloin seuraava virke aloitetaan isolla alkukirjaimella:

Hyvää päivää!
Kiitos lähettämästänne tarjouksesta…

Välimerkit lopputervehdyksen jälkeen

Lopputervehdyksen, kuten Ystävällisin terveisin tai Terveisin, jälkeen ei käytetä pilkkua eikä pistettä. Seuraavalle riville tulee allekirjoitus – etu- ja sukunimi, vaikka vastaanottaja tuntisi lähettäjän asiayhteyden tai sähköpostiosoitteen perusteella. Se on hyvän tavan ja selkeän viestinnän mukaista:

Ystävällisin terveisin
Janne Korhonen

Ilmaisun Tervehdys välttäminen

Ilmaus Tervehdys on yleinen, mutta se ei välttämättä sovi kaikkiin kirjeenvaihtotilanteisiin. Se voi kuulostaa etäiseltä tai liian suoralta, joten ammatillisessa ja virallisessa viestinnässä sen sijaan kannattaa käyttää neutraalimpia muotoja:

Hyvää päivää
Hyvä vastaanottaja
Arvoisa vastaanottaja

Kuinka kirjoittaa sähköposti? Esimerkkejä

Nyt tiedät, kuinka sähköposti kirjoitetaan, mihin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota ja mitä sääntöjä on hyvä noudattaa. Seuraavaksi sinun tarvitsee vain soveltaa oppimaasi käytäntöön.