Kohteliaat tervehdykset sähköpostissa – miten niitä käytetään?

Kohteliaat ilmaukset sähköpostissa – mitä on kielellinen etiketti?

Toisin sanoen asianmukaiset aloitus- ja lopputervehdykset osoittavat vastaanottajalle, että olemme kohteliaita ja osaamme viestiä muodollisesti.

Liikekirjeiden aika on jo pitkälti ohi. Nykyään viestintä tapahtuu pääasiassa sähköpostitse. Useimmat meistä kirjoittavat työssään päivittäin kymmeniä viestejä yhteistyökumppaneille, kollegoille ja esihenkilöille.

Viestien kirjoittamisesta saadusta kokemuksesta huolimatta monet tekevät edelleen runsaasti virheitä, yleensä tietämättömyyttään. Tämä voi pahimmillaan antaa vastaanottajalle epäammattimaisen kuvan.

Muodollisen sähköpostin rakenne

Jokaisen viestin tulisi koostua kolmesta osasta:

• aloituksesta eli tervehdyksestä;
• varsinaisesta viestistä, joka voi olla esimerkiksi kysely, reklamaatio tai ilmoitus;
• lopetuksesta eli lopputervehdyksestä.

Tässä artikkelissa emme keskity viestin keskiosaan eli varsinaiseen sisältöön. On kuitenkin hyvä muistaa, että vastaanottajasta riippumatta viestinnässä tulee noudattaa kielellistä etikettiä – puhuttelemme vastaanottajaa asiallisesti emmekä loukkaa häntä tai painosta häntä toimimaan tai tekemään päätöstä.

Ennen kuin tarkastelemme sähköpostin alku- ja lopputervehdyksiä, kannattaa määritellä vastaanottaja. Apuna voi käyttää seuraavia kysymyksiä:

• Tunnemmeko henkilön? (Ei välttämättä henkilökohtaisesti – olemmeko esimerkiksi aiemmin vaihtaneet viestejä?)
• Mikä on vastaanottajan asema? (Onko hän professori, esihenkilö, kollega tai viranomainen?)
• Tiedämmekö, miten vastaanottaja haluaa itseään puhuteltavan? Sukupuolta ei yleensä tarvitse päätellä, sillä suomen kielessä puhuttelu voidaan muotoilla sukupuolineutraalisti.
• Kuinka muodollinen tilanne on? Onko kyse ensimmäisestä yhteydenotosta, työtoverille kirjoittamisesta vai tutusta keskustelusta?

Kun vastaat näihin kysymyksiin, osaat helpommin valita tilanteeseen sopivan aloitus- ja lopputervehdyksen. On hyvä varmistaa, että ne sopivat yhteen: aloituksen ja lopetuksen tulisi olla suunnilleen samalla muodollisuustasolla.

Kohteliaat aloitustervehdykset

Jokainen viesti kannattaa aloittaa asianmukaisesti. Suoraan asiaan siirtyminen on hyväksyttävää lähinnä silloin, kun kyseessä on jo käynnissä olevan keskustelun jatko. Ensimmäisessä yhteydenotossa tervehdystä ei yleensä pidä jättää pois.

Mitä kohteliaita tervehdyksiä sähköpostin alkuun voi kirjoittaa?

• Hyvä vastaanottaja – kun vastaanottajan nimeä ei tiedetä tai viesti lähetetään yleiseen osoitteeseen;
• Hyvä [etunimi] [sukunimi] – kun vastaanottajan nimi tunnetaan ja kyseessä on asiallinen mutta henkilökohtainen yhteydenotto;
• Arvoisa vastaanottaja – erittäin muodollisessa viestissä, kun nimeä ei tiedetä;
• Arvoisa tohtori / Arvoisa professori – kun vastaanottajan akateeminen titteli on tiedossa ja tilanteen muodollisuus sitä edellyttää;
• Hyvä tiimi / Hyvät kollegat – kun viesti on osoitettu työryhmälle tai tutulle työyhteisölle;
• Hei – neutraali ja nykyään monissa työelämän viesteissä hyväksyttävä tervehdys, erityisesti kun viestintä on jo alkanut;
• Moi – rento tervehdys, joka sopii tuttujen kollegoiden tai epämuodollisen viestinnän yhteyteen.

Onko liian rento tervehdys virallisessa sähköpostissa virhe?

Virallisessa sähköpostissa liian rento aloitus, kuten ”Moi” tai englanninkielinen ”Hey”, voi vaikuttaa epäammattimaiselta etenkin silloin, kun vastaanottajaa ei tunneta tai kyseessä on ensimmäinen yhteydenotto. Tervehdyksen tulisi vastata viestin tarkoitusta ja vastaanottajan asemaa.

”Hei” ei yleensä ole virhe, sillä se on suomen kielessä hyvin yleinen ja neutraali tervehdys. Jos viesti on kuitenkin erittäin muodollinen, esimerkiksi viranomaiselle tai korkeassa asemassa olevalle vastaanottajalle lähetettävä yhteydenotto, ”Hyvä vastaanottaja”, ”Hyvä [nimi]” tai ”Arvoisa vastaanottaja” voi olla sopivampi.

Aloitustervehdyksen kirjoittaminen

Aloitustervehdyksen jälkeen käytetään yleensä pilkkua. Tervehdyksen jälkeen jätetään tyhjä rivi, ja varsinainen viesti aloitetaan seuraavalla rivillä pienellä alkukirjaimella. Tervehdyksen päättäminen pisteeseen ja varsinaisen viestin aloittaminen isolla alkukirjaimella ei ole suositeltava käytäntö.

Kohteliaat lopputervehdykset

Aloitus ja varsinainen viesti ovat valmiita, joten on aika päättää sähköposti. Mitkä lopputervehdykset sopivat muodolliseen viestiin?

• Ystävällisin terveisin;
• Kunnioittavasti;
• Parhain terveisin – kohtelias vaihtoehto, joka sopii moniin työelämän viesteihin.

Onko ”Terveisin” liian epämuodollinen?

Myös lopputervehdys kannattaa valita tilanteen mukaan. ”Terveisin” sopii hyvin puoliviralliseen tai kollegiaaliseen viestintään, erityisesti jos viesti alkaa tervehdyksellä ”Hei”. Ensimmäisessä erittäin muodollisessa yhteydenotossa on kuitenkin parempi käyttää ilmaisua ”Ystävällisin terveisin” tai ”Kunnioittavasti”.

Lopputervehdyksen kirjoittaminen

Lopputervehdyksen perään ei yleensä kirjoiteta pilkkua eikä pistettä. Seuraavalle riville lisätään allekirjoitus, jossa on koko nimi. Tämä on suositeltavaa, vaikka vastaanottaja tietäisi jo, kuka viestin lähettää sähköpostiosoitteen tai aiempien viestien perusteella.

Esimerkki virallisesta sähköpostista

Alla on esimerkki virallisesta sähköpostista, jossa noudatetaan tässä artikkelissa esitettyjä ohjeita:

Hyvä vastaanottaja,

kiitos, että tutustuit tähän artikkeliin. Olen koonnut alle yhteenvedon tärkeimmistä kohdista. Toivon, että siitä on sinulle hyötyä.

Ystävällisin terveisin

Patricia Virtanen