Miten kirjoittaa hakemus? Tärkeimmät ohjeet

Mikä on hakemus?

Hakemuksen tavoitteena on saavuttaa konkreettinen lopputulos, kuten etuuden, luvan, loman tai taloudellisen tuen myöntäminen.

Tällaisella asiakirjalla on tärkeä rooli virallisessa viestinnässä, ja sitä tarvitaan monissa tilanteissa aina oppilaitokseen tai työpaikkaan hakemisesta avustuksen hakemiseen tai sopimusehtojen muuttamiseen. Huolellisesti laadittu hakemus on usein ensimmäinen askel tärkeiden henkilökohtaisten tai ammatillisten suunnitelmien toteuttamisessa.

Virallinen hakemus – pakolliset osat

Asianmukaisesti laaditun hakemuksen tulee sisältää useita osia. Ne ovat seuraavat:

• paikka ja päivämäärä – sijoitetaan sivun oikeaan yläkulmaan;
• hakijan tiedot – sijoitetaan sivun vasempaan yläkulmaan; niihin merkitään hakijan etu- ja sukunimi, kotiosoite sekä puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
• vastaanottajan tiedot – sijoitetaan hakijan tietojen alapuolelle; niihin kuuluvat organisaation koko nimi tai vastaanottajan tehtävänimike, etu- ja sukunimi sekä organisaation osoite;
• otsikko Hakemus… – sijoitetaan sivun keskiosaan;
• hakemuksen varsinainen sisältö – sijoitetaan otsikon alle; se alkaa yleensä kohteliaalla tervehdyksellä, kuten Hyvä vastaanottaja, minkä jälkeen esitetään konkreettinen pyyntö ja sen perustelut;
• käsin kirjoitettu allekirjoitus – sijoitetaan hakemustekstin alle oikealle.

Joihinkin hakemuksiin liitetään liitteitä. Tällöin ne on lueteltava asiakirjassa. Kaikki liitteet merkitään yleensä hakemustekstin alle vasemmalle.

Miten hakemus kirjoitetaan?

Hakemuksen kirjoittaminen on monivaiheinen prosessi. Seuraavat asiat kannattaa ottaa huomioon.

Sisällön rakenne

Varsinainen hakemusteksti koostuu yleensä kahdesta tai kolmesta virkkeestä. Se alkaa tavallisesti kohteliaalla tervehdyksellä, kuten Hyvä vastaanottaja.

Seuraavaksi esitetään konkreettinen pyyntö. Voit käyttää esimerkiksi ilmauksia Pyydän ystävällisesti…, Haen… Sen jälkeen hakemus perustellaan. Tähän sopivat esimerkiksi ilmaukset Perustelen pyyntöäni seuraavasti… tai Pyyntöni perusteena on… Hakemusteksti päättyy yleensä tervehdykseen Ystävällisin terveisin ja hakijan käsin kirjoitettuun allekirjoitukseen.

Ammattimainen sävy

Hakemusta kirjoitettaessa on kiinnitettävä huomiota tekstin tyyliin. Varmista, että kokonaisuus kuulostaa ammattimaiselta. Käytä muodollista kieltä ja vältä tunnepitoisia ilmauksia, jargonia sekä puhekieltä. Tekstin tulee olla neutraalia, asiallista ja kohteliasta. Keskity mieluiten tosiasioihin ja hakemuksen jättämistä tukeviin perusteluihin.

Hakemusta muotoiltaessa kannattaa käyttää lyhyitä ja selkeitä virkkeitä, jotta teksti on vastaanottajalle helppo ymmärtää. Erikoistermien käyttö on sallittua, mutta niitä ei pidä käyttää asiakirjassa liikaa.

Tekstin muotoilu

Virallista hakemusta laadittaessa sisällön lisäksi myös asiakirjan asianmukaisella muotoilulla on suuri merkitys. Yleensä suositellaan selkeää fonttia, kuten Times New Romania tai Arialia, fonttikoolla 11 tai 12.

Riviväliksi kannattaa valita yksi ja kappaleiden väliin lisätä tyhjä rivi. Näin teksti näyttää siistimmältä ja selkeämmältä.

Tarkistus

Lue hakemus huolellisesti ennen sen tulostamista. Tarkista, että asiakirjassa ovat kaikki tarvittavat osat, kuten hakijan ja vastaanottajan tiedot, käsin kirjoitettu allekirjoitus sekä liiteluettelo. Täydennä mahdolliset puutteet.

Varmista myös, ettei teksti ole liian pitkä tai sekava. Muokkaa sitä tarvittaessa. Korjaa ehdottomasti kaikki tyyli-, kirjoitus- ja välimerkkivirheet.

Miten hakemus kirjoitetaan? Esimerkki

Alla on esimerkki vuosilomahakemuksesta.