Miten kirjoittaa kiitosviesti? Käytännön vinkit

Mikä on kiitosviesti?

Tällaisia viestejä kirjoitetaan monenlaisissa tilanteissa ja monista eri syistä. Niitä osoitetaan myös erilaisille vastaanottajille. Hyvin laaditulla viestillä voi esimerkiksi kiittää työnantajaa tai opettajaa saadusta tuesta ja ystävällisyydestä, osoittaa yhteistyökumppanille kiitollisuutta sujuvasta yhteistyöstä tai kiittää läheiseltä saatua lahjaa.

Kirjalliset kiitokset ovat useimmiten:

• kirjeen tai tekstiviestin muodossa;
• onnittelukortissa tai muussa kortissa;
• lyhyenä viestinä.

Kiitokset voi lähettää vastaanottajalle postitse, sähköpostilla tai viestisovelluksessa. Joissakin tilanteissa paras ratkaisu on kuitenkin antaa valmis viesti henkilökohtaisesti.

Kiitosviestin rakenne

Kirjallinen kiitosviesti koostuu yleensä useasta osasta. Ne ovat seuraavat:

• paikka ja päivämäärä – sijoitetaan yleensä oikeaan yläkulmaan;
• lähettäjän tiedot – sijoitetaan vasemmalle, hieman paikan ja päivämäärän alapuolelle;
• vastaanottajan tiedot – sijoitetaan oikealle päivämäärän alapuolelle;
• tervehdys – sen muoto riippuu kirjoittajan ja vastaanottajan suhteesta; työelämän yhteydessä voidaan käyttää esimerkiksi muotoa Hyvä herra tai Hyvä rouva, mutta usein luonnollisempia ovat vastaanottajan nimi tai esimerkiksi Rakas äiti ja Hei, Tomi;
• kiitosviestin varsinainen teksti – sijoitetaan tervehdyksen jälkeen; yleensä ensin ilmaistaan kiitollisuus ja sen jälkeen kerrotaan sen syy, esimerkiksi Haluan kiittää sinua lämpimästi tuestasi vaikeina hetkinä tai Kiitos ihanasta lahjasta; viesti voi koostua yhdestä tai useasta virkkeestä, mutta virkkeiden ei kannata olla liian pitkiä;
• lopputervehdys – virallisessa viestissä esimerkiksi Ystävällisin terveisin tai Kunnioittavasti, puolivirallisessa tai yksityisessä viestissä esimerkiksi Parhain terveisin;
• käsin kirjoitettu allekirjoitus – sijoitetaan lopputervehdyksen alle yleensä oikealle.

Edellä mainitut osat on tärkeää sisällyttää erityisesti muodolliseen kiitosviestiin. Puolivirallisessa ja yksityisessä viestissä joistakin osista, kuten paikasta ja päivämäärästä tai lähettäjän ja vastaanottajan tiedoista, voi luopua.

Kiitosviestin kirjoittaminen käytännössä

Ennen kuin alat kirjoittaa kiitosviestiä, sinun kannattaa ottaa huomioon muutama tärkeä seikka. Näitä ovat erityisesti:

• persoonallisuus – sovita tyyli, kieli ja viestin muoto vastaanottajalle ja tilanteeseen; vältä valmiita, internetistä kopioituja fraaseja;
• viestin tiiviys ja sisältö – lyhyet ja ytimekkäät kiitokset saavat yleensä vastaanottajalta paremman vastaanoton;
• aitous ja oikea-aikaisuus – käytä selkeitä ja helposti ymmärrettäviä sanoja; kiitosviesti kannattaa lähettää viimeistään viikon kuluessa tapahtumasta, kuten lahjan saamisesta tai avun saamisesta;
• kieliasusta huolehtiminen – kiitosviestissä ei saa olla kirjoitus-, oikeinkirjoitus-, välimerkki-, asiavirheitä tai kielioppivirheitä.

Alkutervehdys voi päättyä pilkkuun tai huutomerkkiin. Pilkun jälkeen seuraava virke aloitetaan suomen kielessä yleensä pienellä alkukirjaimella, jos se jatkaa samaa lausetta, esimerkiksi Rakas puoliso, kiitos sinulle kaikista yhteisistä vuosista…. Huutomerkin jälkeen uusi virke aloitetaan isolla alkukirjaimella, esimerkiksi Arvoisa vastaanottaja! Haluan ilmaista syvän kiitollisuuteni antamistanne huomioista ja ehdotuksista….

Kiitosviesteihin sopivia ilmauksia

Kuten edellä mainittiin, kiitosviestin sisältö on sovitettava vastaanottajaan, kirjoittajan ja vastaanottajan suhteeseen sekä tilanteeseen. Työnantajalle, yhteistyökumppanille tai työkaverille osoitettu kiitosviesti näyttää erilaiselta kuin perheenjäsenelle tai ystävälle kirjoitettu viesti.

Muodolliset kiitosviestit

Virallisessa kiitosviestissä voi käyttää esimerkiksi seuraavia ilmauksia:

• Olemme vilpittömästi kiitollisia osoittamastanne avusta;
• Arvostamme ystävällisyyttänne enemmän kuin sanoin voi ilmaista;
• Omistautumisenne vaikutti myönteisesti minun ja perheeni elämään. Lämmin kiitos;
• Kiitämme lämpimästi merkittävästä panoksestanne ja aloitteen tukemisesta…;
• Kiitos ihailtavasta sitoutumisestanne ja omistautumisestanne projektille.

Puolimuodolliset kiitosviestit

Puolimuodollisissa kiitosviesteissä voidaan käyttää esimerkiksi seuraavanlaisia ilmauksia:

• En unohda koskaan ystävällisyyttäsi. Kiitos todella paljon;
• Rakkautesi ja tukesi vaikeana aikana olivat minulle todellinen siunaus;
• En löydä sanoja ilmaistakseni, kuinka kiitollinen olen avustasi;
• Olen sinulle ikuisesti kiitollinen tuestasi;
• Lahjasi merkitsee minulle enemmän kuin voit kuvitellakaan.

Epämuodolliset kiitosviestit

Epämuodollisen kiitosviestin kirjoittajalla on yleensä eniten vapauksia. Viestissä voi käyttää esimerkiksi seuraavia ilmauksia:

• Kiitos, että olet aina tukenani;
• Pelastit minut pulasta. Kiitos todella paljon;
• Olen sinulle ikuisesti kiitollinen – en tiedä, miten voisin korvata tämän;
• Sinun ansiostasi saimme kaiken järjestettyä – valtava kiitos!;
• Tukesi antaa minulle aina lisää voimaa. Kiitos hurjasti.